できる管理者は「フォーマット」を統一して、社員が迷わない仕組みづくりを大切にする

もしも、駅の案内板がすべて違うデザインだったら…

どこで乗り換えればいいのか、多くの人が迷ってしまいますよね。

もしも、道路の交通標識がすべて違うデザインだったら…

一方通行も一時停止も分からなくて、交通事故も増えてしまいます。

実は、これは仕事の進め方においても同じなのです。

社員がみなバラバラの形式で報告書や資料を作ってしまうと、

管理者は毎回「どこを見ればいいのか」を探すところから始めなければいけません。

これでは伝達ミスも、思い込みのズレも増えていきます。

もちろん管理者の時間もより多く費やさなければなりません。

そもそもヒトの情報処理は視覚からの影響がとても大きく、

だからこそ見た瞬間に「これはあの形式だ」と理解できるようにしておくと、

共通認識が広がり、やり取りもスムーズになります。

できる管理者はフォーマットという「仕組み」づくりが大切なのです。

ところがそこにも落とし穴がありまして、

自分がわかりやすいだけのフォーマットになってしまうと

“自分には使いやすいけれど他人には分かりにくい”ものができてしまう。

これでは逆に、社内に混乱を生んでしまうこともあります。

まずは、日常のルーティン業務からはじめるといいでしょう。

ミスを減らすためにも、「全員が同じ目線で見られる共通フォーマット」を

作ることが大切です。

会議資料も同じです。

形式が統一されていると、全員が理解しやすく、

資料を「読み解く」という時間が省けます。

提案資料も、営業資料も同じなのです。

フォーマットづくりのコツは、

「自分が見やすいか」ではなく、**「相手が分かりやすいか」**を基準にすること。

結果として、相手が理解しやすい資料は、

あなた自身の仕事をよりスムーズに進めることにもつながります。

大切なことですのでもう一度言います。

できる管理者はフォーマットという「仕組み」づくりが大切なのです。

フォーマットを整えるというのは、単なる“見た目の統一”ではなく、

“お互いの認識をそろえるためのコミュニケーション設計”です。

私たちはこれまでに何千社もの会社を実際に見てきて、

多くの会社で「自分に都合のいいフォーマット」を見かけます。

目線を変えるだけで、一気に仕事もコミュニケーションも捗るものになるのに…

こういったことを受け入れられる管理者が会社を変えていく、

そんな管理者増えていくことを願ってやみません。

そのための「本当に役立つ研修のかたち」をつくり上げました。

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このＢＬＯＧは基本（水）（金）の週２回発信

次回をお楽しみに！
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